دکوراسیون اتاق جلسات همانند زبان بدن است. در واقع مشخص بودن موضوع، هدف و پیام‌های کلیدی، در طراحی داخلی سالن جلسات و تأثیر فیزیکی منعکس میشوند. به طور کلی طراحی سالن کنفرانس در تقویت و حمایت از اهداف جلسه شما و ایجاد معنا و ارزش تأثیر بسیاری می‌گذارد. در این مقاله به بررسی اصول طراحی اتاق جلسات خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
اصول طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات
ایجاد محیطی دلپذیر باعث می‌شود حضار احساس راحتی کنند، همچنین ارتباط زیادی با نحوه برگزاری جلسه و درک آن دارد. برای طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات باید به چندین فاکتور مهم توجه نمایید که برخی از آنان عبارتند از :
۱- مشخص کردن اتاق کنفرانس
انتخاب یک اتاق مناسب برای برگزاری جلسات اهمیت بسیاری دارد، معمولا در این اتاق تعدادی میز و صندلی قرار می‌گیرد بنابراین باید از نظر اندازه و فضا بزرگ باشد تا شرکت کنندگان به راحتی بتواند عبور کنند. از آنجایی که اتاق جلسات محلی برای تمرکز و اخذ تصمیمات مهم است، این اتاق باید در بخشی خلوت از اداره قرار گیرد. در برخی از ادارات معمولا اتاق هیئت مدیره را برای برگزاری جلسات در نظر می‌گیرند.
۲- توجه به رنگ اتاق
در بحث دکوراسیون طیف وسیعی از رنگ‌ها وجود دارد که میتوانید آن‌ها را انتخاب کنید اما این نکته را باید در نظر بگیرید که انتخاب رنگ اتاق جلسات نباید بر اساس سلیقه شخصی باشد.
معمولا استفاده از رنگ‌های جیغ و تیره برای اتاق جلسات مناسب نیستند و می‌توانند برروی روحیه شرکت کنندگان تأثیر بگذارند، استفاده از رنگ‌های روشن و ملایم مانند آبی یا سبز در اتاق جلسات به فضا یک حس دلپذیر و آرامش‌بخش میدهند.
۳- استفاده از نورپردازی مناسب
اتاق جلسات باید نور کافی داشته باشد تا احساس خواب‌آلودگی به شرکت کنندگان دست ندهد. برای نورپردازی این اتاق باید دو فاکتور مهم را در نظر بگیرید :
استفاده از نور طبیعی
تابش نور طبیعی در اتاق جلسات با ایجاد انرژی و حس سرحالی در حضار، میتواند عملکرد جلسه را بالا ببرد. اما هنگام ظهر تابش مستقیم نور آفتاب در اتاق نیز فضا را گرم میکند و به چشم افراد آسیب می‌زند، بنابراین برای پنجره‌ها باید از پرده‌های مناسب استفاده شود.
استفاده از نور موضعی
در دکوراسیون اتاق کنفرانس باید از استفاده لامپ‌هایی که گرمای زیادی تولید می‌کنند، اجتناب نمایید. لامپ‌های سقفی یا LED برای این فضا بهترین انتخاب هستند. از آنجایی که در جلسات امکان استفاده از ویدئو پروژکتور و… وجود دارد، سیستم نورپردازی این فضا باید قابلیت تنظیم شدت نور را داشته باشد، همچنین خرید لوستر مدرن نیز میتواند یک گزینه خوب برای اتاق های کنفرانس باشد زیرا لوستر های مدرن با ظاهری که دارند موجب جذاب تر شدن اتاق کنفرانس میشوند و از طرف دیگر نور ملایمی نیز ارائه میدهند.
۴- استفاده از سیستم آکوستیک
مدیریت صدا در جلسات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بنابراین سیستم عایق صدا یا آکوستیک یکی‌دیگر از پروژه‌هایی است که در طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات باید به آن دقت شود. در زمان برگزاری یک جلسه، شنیدن صداهای بیرون از سالن کنفرانس میتواند شرکت کنندگان را آزار دهد یا حواسشان را از موضوع اصلی پرت کند و یا موضوعاتی که در جلسات مورد بحث قرار می‌گیرند، توسط ارباب رجوع یا دیگر کارکنان شنیده نشود، که هر دو مورد خوشایند نیست. بنابراین باید هنگام دکوراسیون اتاق جلسات به موضوع سیستم آکوستیک توجه نمایید.
۵- استفاده از گیاهان در اتاق کنفرانس
اتاق جلسات نباید سرد و بی روح باشد، همه ما می‌دانیم که طبیعت حس شادابی و سرزندگی را در ما به وجود می‌آورد، اما مسلم است که نمی‌توانیم در بحث دکوراسیون اتاق جلسات، از درخت، گیاهان و… استفاده کنیم. اما برای اینکه این فضا را از حالت سردی در آوریم بهتر است تعدادی گلدان که شامل گل و گیاهان هستند را داخل اتاق قرار دهیم.
همچنین برخی از اتاق‌های جلسه خفه و بدون هوا هستند بنابراین با اضافه شدن گیاهان، هوای یک اتاق میتواند به طور اساسی تغییر کند، چراکه گیاهان با حذف دی‌اکسیدکربنی که حین تنفس به وجود می‌آید، اکسیژن را جایگزین هوای اتاق می‌کنند.
۶- دقت به نقطه کانونی
در طراحی داخلی هر فضایی باید یک نقطه کانونی تعیین گردد، تا دید افراد حاضر در آن اتاق به آن سمت معطوف شود. در دکوراسیون اتاق جلسات محلی که نمایشگر LED قرار دارد، میتواند به‌عنوان نقطه کانونی در نظر گرفته شود.
۷- دسترسی آسان به اتاق جلسه
هنگام دکوراسیون اتاق جلسات باید شرایط افرادی که ممکن است مشکلات حرکتی داشته باشند یا از ویلچر استفاده کنند را در نظر بگیرید.
۸- انعطاف پذیری
انعطاف‌پذیری در محل کار تأثیر مثبتی بر خلق‌وخو، رفتار، انگیزه و خلاقیت کارکنان دارد. اتاق‌های جلسه مدرن با در نظر گرفتن این موضوع طراحی شده‌اند.
تهیه وسایل لازم و چیدمان صحیح آن‌ها
حال که تا حدودی کلیات اصول طراحی را گفتیم، وقت آن رسیده که در رابطه با جزئیات صحبت کنیم. در اتاق جلسات نیز مانند دیگر بخش‌های شرکت باید تجهیزات مورد نیاز قرار گیرد.
۱- میز و صندلی
در دکوراسیون اتاق جلسات بسته به عواملی چون اندازه اتاق یا تعداد شرکت کنندگان، می‌توان از میزهای بزرگ یا کوچک مستطیل شکل، میز گرد یا U شکل استفاده کرد. شاید برای بسیاری از شما این سؤال به وجود آید که از کجا بفهمیم کدام مدل میز برای دکوراسیون اتاق جلسات مناسب است؟
۲- میز مستطیل یا مربع
میزهای مستطیل یا مربع شکل برای جلساتی که تنها یک نفر قصد ارائه مطالب یا سخنرانی را دارد و مابقی حضار شنونده هستند، انتخاب مناسبی است، با توجه به اینکه در این گونه میز ها یک فرد سخنرانی میکند میتوانید برای فرد صحبت کننده صندلی کامپیوتر قرار دهید و برای دیگر افراد حاضر در جلسه صندلی کنفرانسی بگذارید.
۳- میز گرد
میزهای گرد مناسب جلساتی هستند که حضار قصد برقراری ارتباط با یکدیگر را دارند. یک میز گرد در اتاق جلسه شرکت کنندگان را تشویق به مشارکت در بحث میکند. در واقع با استفاده از این میزها زمینه‌ای برای یک بحث خوب و الهام‌بخش (یک جلسه خلاقانه برای شروع یک پروژه بزرگتر یا ارائه داخلی یک پروژه قبل از ملاقات با مشتری) فراهم می‌گردد. میز گرد امکان اطلاع‌رسانی، به اشتراک‌گذاری دانش، برنامه‌ریزی و جایگاه برابری را مهیا میکند.
۴- میز U شکل
میزهای یو شکل مناسب سالن‌های کنفرانس بزرگ است تا میهمانان فضای کافی برای عبور داشته باشند.
هنگام انتخاب میز کنفرانس علاوه بر توجه به اندازه سالن، به راحتی و مقدار فضایی که باید برای هر شرکت کننده در نظر گرفته شود، دقت نمایید. پس از انتخاب میز، باید صندلی کنفرانس مناسب انتخاب کنید.
از آنجایی که مدت زمان زیادی صرف برگزاری جلسات می‌شود، باید به دنبال خرید صندلی مدیریتی برای تمامی حضار باشید و یا با خرید صندلی اداری مناسب اتاق کنفرانس این محیط را به صورت کامل تجهیز نمایید. قابلیت تنظیم ارتفاع و داشتن تکیه‌گاه بلند از ویژگی‌های صندلی مناسب برای دکوراسیون اتاق جلسات به حساب می‌آیند. وجود صندلی کنفرانس میتواند شرکت کنندگان را به بحث‌های طولانی‌تر و مذاکرات جدی‌تر دعوت کند. به این ترتیب استفاده از صندلی‌های اداری به شرکت کنندگان این پیام را می‌دهد که می‌توانند با خیال راحت به عقب تکیه داده و برای یک جلسه جدی‌تر آماده شوند.
معمولا برای اتاق جلساتی که فضای کوچکی دارند از میز مربع شکل با مبلمان اداری راحت استفاده می‌شود.
دیگر وسایل مورد نیاز در دکوراسیون اتاق جلسات
برخی از این وسایل عبارتند از :
۱- تخته وایت برد
برخی از محتوای ارائه شده در جلسات نیاز به نوشتن و تکرار دارند، بنابراین استفاده از تخته وایت برد از تجهیزاتی است که در دکوراسیون اتاق جلسات مورد توجه قرار می‌گیرد.
۲- استفاده از فناوری مناسب
در دنیای امروزی به‌طور فزاینده‌ای از لوازم دیجیتالی و موبایل استفاده می‌شود، درواقع تجهیزات سمعی و بصری اکنون کلید اصلی یک جلسه هستند. برخی از قطعات اصلی دیجیتالی که باید در دکوراسیون اتاق جلسات بگنجانید شامل نمایشگر و دستگاه‌های ارتباطی است.
هنگام طراحی داخلی باید نحوه استفاده از فناوری را در یک اتاق جلسه در نظر بگیرید. برای مثال در جلساتی که برخی از مخاطبان آن در شهر یا کشور دیگری هستند به ابزارهای پیشرفته کنفرانس از راه دور مانند دوربین‌ها و میکروفون‌های با کیفیت نیاز است.
۳- سیستم تهویه مناسب
گاهی اوقات به دلیل شرایط مختلفی مانند گرما و… امکان دارد بوی نامطبوع در فضای کنفرانس منتشر شود بنابراین هنگام طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات باید به قرارگیری سیستم تهویه مناسب نیز توجه نمایید. علاوه بر رفع بوی نامطبوع، تنظیم دمای فضا باید توسط این سیستم انجام شود.
برای دکوراسیون اتاق جلسات باید زمان زیادی بگذارید تا بتوانید به بهترین شکل ممکن یک فضای مناسب و کاربردی بسازید. حالا که در رابطه با اصول طراحی سالن کنفرانس یا جلسات صحبت کردیم، شاید این سؤال برای شما نیز پیش بیاید که این طراحی و تغییر دکوراسیون چه اهمیتی برای جلسات دارد؟
مزیت دکوراسیون اتاق جلسات
بخش بزرگی از زندگی کاری را جلسات تشکیل می‌هند. داشتن یک برنامه‌ریزی موثر میتواند نتیجه‌ی جلسه را بهبود بخشد، اما توجه به محیط و فرآیندهای جلسه بسیار مهم است. داشتن یک فضای جلسه با طراحی خوب، به افزایش چشمگیر تاثیر گذاری جلسات برای شما و شرکت کنندگان کمک میکند.
زمانی که با دکوراسیون اتاق جلسات، محیطی حرفه‌ای فراهم می‌کنید، تصور خوبی از کسب و کارتان به مشتریان و شرکا می‌دهید. به‌طورکلی برگزاری یک جلسه در یک محیط مدرن میتواند مشتریان و کسب‌و‌کار جدیدی برای شما به ارمغان بیاورد و منجر به رشد شرکت شود.
در پایان
برای بسیاری از افراد سخت است که هر آنچه را که نیاز دارند را در یک اتاق جلسه فراهم کنند. دانستن اینکه در طراحی اتاق کنفرانس چه چیزی بخواهید، نیاز به دانش و مهارت کافی دارد، بنابراین برای طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات توصیه می‌شود از یک گروه طراح راهنمایی بگیرید.
دیدگاه کاربران